Polisi a Threfn Adleoli

Polisi a Gweithdrefn Adleoli

 

1. Cwmpas

1.1. Mae’r polisi a'r weithdrefn hon yn berthnasol i bob gweithiwr sy'n rhan o'r Cytundeb Fframwaith (Graddau 1-9) a swyddi Gradd 10 ac sy'n bodloni'r meini prawf a'r amgylchiadau a amlinellir yn Adrannau 2 a 3 isod.

2. Rhagarweiniad

2.1. Diben y polisi hwn yw cefnogi a galluogi gweithwyr i gael eu hadleoli i swyddi addas lle bo hynny'n bosib yn y Brifysgol.
2.2. I fod yn gymwys i gael ei adleoli, rhaid i weithiwr fod wedi gwasanaethu'r Brifysgol am ddwy flynedd yn ddi-dor yn y swydd a effeithir.

3. Rhoi'r Polisi ar Waith

3.1. Dim ond yn yr achosion hyn y mae'r polisi a'r weithdrefn hon yn berthnasol:-

3.1.1. Pan fo gweithiwr wedi cael gwybod yn ffurfiol ei fod mewn perygl o golli'i swydd. Dan yr amgylchiadau hyn, bydd rhywun o'r Adran Adnoddau Dynol yn cael ei bennu i weithio ar yr achos busnes ac i ddelio ag ymholiadau'r staff;
3.1.2. Pan fo gweithiwr yn cael rhybudd ar ddiwedd contract cyfnod penodol.

3.2. Bydd pob gweithiwr cymwys yn cael ei roi ar 'Gofrestr Adleoli'r Brifysgol' gyda golwg ar ddod o hyd i gyflogaeth arall.
3.3. Os bydd newid yn nhelerau ac amodau’r gweithiwr am ei fod yn cael ei adleoli, bydd cytundeb cyflogaeth newydd yn cael ei roi. Ni fydd toriad i ddilyniant gwasanaeth y gweithiwr.
3.4. Er mwyn sicrhau y parheir i gydymffurfio â rheolau Fisâu a Mewnfudo'r DU a'u hatodiadau, bydd gweithwyr sydd â Thystysgrif Nawdd a Fisa (y tu allan i'r Deyrnas Gyfunol) yn cael eu hystyried ar gyfer swyddi gwag ystyriaeth flaenorol ar sail pob achos unigol.

4. Egwyddorio

4.1. Wrth ymdrin ag adleoli, dylid glynu wrth yr egwyddorion hyn:-

4.1.1. Os bydd gweithiwr yn bodloni'r meini prawf hanfodol ar gyfer swydd ar yr un radd neu ar radd is, â rhagor o hyfforddiant rhesymol neu beidio, bydd y gweithiwr yn cael ei ystyried ymlaen llaw ar gyfer swyddi gwag yn y Brifysgol. Gellir gwneud cais am swyddi ar radd uwch fel ymgeisydd mewnol.
4.1.2. Mae ystyriaeth flaenorol yn golygu y bydd gweithiwr yn cael ei ystyried cyn ymgeiswyr a ddaeth i sylw'r Brifysgol drwy hysbyseb fewnol neu allanol.
4.1.3. Oni cheir amgylchiadau eithriadol, ni fydd disgwyl i weithwyr dderbyn swydd sy'n fwy nag un radd yn is na'u gradd gyfredol fel cyflogaeth addas arall. Serch hynny, y nod allweddol yw sicrhau bod y gweithiwr yn dod o hyd i swydd yn y Brifysgol, ac felly dylid ystyried cyflogaeth arall (sy'n fwy nag un radd yn is). Bydd y gweithiwr yn ystyried a yw hwn yn gynnig addas.
4.1.4. Mae'r Brifysgol yn ymroddedig i ddarparu hyfforddiant perthnasol rhesymol. Cyfadran neu Wasanaeth Proffesiynol y Rheolwr Recriwtio fydd yn cyllido unrhyw hyfforddiant y cytunwyd arno ar gyfer swydd newydd, gan gynnwys y costau teithio a llety os oes angen.
4.1.5. Bydd gweithwyr yn cael eu hannog a'u cefnogi i fanteisio ar gyfleoedd hyfforddi a datblygu perthnasol er mwyn eu cynorthwyo i barhau i weithio yn y Brifysgol.
4.1.6. Ar ôl i weithwyr gael eu rhoi ar y Gofrestr Adleoli, byddant yn cael amser rhesymol i ffwrdd o'u gwaith i ailhyfforddi.
4.1.7. Lle bo hynny'n briodol, cynigir cwnsela a chymorth gyrfaoedd. Yn ogystal â hynny, bydd hyfforddiant penodol i gefnogi pobl â'r broses adleoli ar gael (e.e. hyfforddiant sgiliau cyfweld) os bydd digon o ddiddordeb.
4.1.8. Os bydd gweithiwr yn gwrthod ymwneud â'r broses adleoli a/neu'n gwrthod ymgeisio am swyddi, mae'r Brifysgol yn cadw'r hawl i gynnig cyflogaeth addas arall i'r gweithiwr hwnnw yn rhan o'i rhwymedigaethau i liniaru sefyllfa ddiswyddo. Os bydd gweithiwr yn gwrthod y cynnig, mae'r Brifysgol yn cadw'r hawl i derfynu ei gyflogaeth heb daliad diswyddo.
4.1.9. Petai angen, gall gweithwyr fanteisio ar wasanaeth cwnsela drwy Raglen Cymorth i Staff y Brifysgol.

5. Y Weithdrefn Adleoli

5.1. Bydd y weithdrefn adleoli yn dod i rym pan roddir gweithiwr ar y Gofrestr Adleoli.
5.2. Bydd yr Adran Adnoddau Dynol yn cadw'r Gofrestr Adleoli yn unol â'r Rheoliadau Cyffredinol ar Ddiogelu Data.
5.3. Bydd gweithwyr sydd ar y Rhestr Adleoli yn cael eu hystyried ar sail blaenoriaeth pan benodir i swyddi addas a hysbysebir ar yr un radd neu ar raddau is. At y dibenion hyn, ystyr swyddi addas yw'r swyddi hynny lle bo'r sgiliau a'r wybodaeth y mae eu hangen i lenwi'r swydd wag yn cyfateb i sgiliau a gwybodaeth y gweithiwr, neu gallent fod ar ôl cyfnod rhesymol o hyfforddiant. Wrth asesu a yw swydd wag yn addas ai peidio, bydd angen ystyried llawer o ffactorau, a gallent gynnwys:

• Natur y swydd, e.e. academaidd, clerigol, ac ati;
• Gradd, cyflog a statws y swydd;
• Y cymwysterau a'r sgiliau y mae eu hangen a chymwysterau a sgiliau'r gweithiwr;
• Patrwm gwaith, hyblygrwydd ac oriau gwaith;
• Lleoliad a hygyrchedd.

5.4. Bydd gweithwyr sydd ar y Gofrestr Adleoli yn cael amser rhesymol i ffwrdd o'u gwaith i fynd i gyfweliadau swyddi â chyflogwyr allanol.
5.5. Bydd swyddi gwag perthnasol yn cael eu neilltuo’n swyddi Ystyriaeth Flaenorol am 7 diwrnod calendr er budd gweithwyr sydd ar y Gofrestr Adleoli, a dim ond i weithwyr sydd ar y Gofrestr Adleoli honno y cânt eu hysbysebu.
5.6. Os yw, er enghraifft, swyddi ystyriaeth flaenorol a swyddi mewnol yn cael eu hysbysebu ar yr un pryd, bydd y broses fewnol yn dod i ben am y tro hyd nes bod yr ymgeiswyr ystyriaeth flaenorol, sy'n bodloni'r meini prawf hanfodol, neu a allai eu bodloni, wedi'u hystyried.
5.7. Gall gweithwyr sydd ar y Gofrestr Adleoli weld y rhestr swyddi gwag drwy dudalen we ddiogel. Ni fydd ymgeiswyr mewnol neu allanol eraill yn gallu gweld y dudalen we hon. O bryd i'w gilydd, bydd Pobl Aber yn anfon hysbysiadau at weithwyr sydd ar y Gofrestr Adleoli dros e-bost.
5.8. Bydd gweithiwr ystyriaeth flaenorol sy'n ymgeisio am swydd sydd ar yr un radd neu ar radd is, ac sy'n bodloni, neu a allai fodloni, feini prawf hanfodol y swydd (gan gynnwys gyda hyfforddiant rhesymol), yn cael cynnig cyfweliad (cyn ymgeiswyr eraill ac eithrio'r gweithwyr eraill hynny sydd ar y Gofrestr Adleoli).
5.9. Os bydd mwy nag un gweithiwr ar y Gofrestr Adleoli yn bodloni'r meini prawf hanfodol, bydd proses gyfweld gystadleuol yn cael ei chynnal. Bydd y panel cyfweld yn y sefyllfa hon yn adlewyrchu cyfansoddiad y panel sy'n berthnasol i radd y swydd. Os mai dim ond un gweithiwr sydd, bydd y panel fel rheol yn cynnwys y Rheolwr Llinell ynghyd â chynrychiolydd o'r Adran Adnoddau Dynol.
5.10. Os ystyrir bod gweithiwr yn addas, bydd yn cael cynnig y swydd yn ffurfiol. Os bydd y gweithiwr yn derbyn y swydd, bydd cytundeb cyflogaeth newydd yn cael ei roi.
5.11. Os bernir bod gweithiwr yn anaddas i'r swydd, bydd y Rheolwr Recriwtio yn hysbysu Cyfarwyddwr yr Adran Adnoddau Dynol a Datblygu Sefydliadol (neu ei ddirprwy) yn ysgrifenedig ynghylch y rhesymau dros benderfynu peidio â phenodi'r gweithiwr. Os bydd Cyfarwyddwr yr Adran Adnoddau Dynol a Datblygu Sefydliadol (neu ei ddirprwy) yn cytuno â'r penderfyniad, bydd y Rheolwr Recriwtio yn hysbysu'r gweithiwr yn ysgrifenedig.
5.12. Os penderfyna Cyfarwyddwr yr Adran Adnoddau Dynol a Datblygu Sefydliadol (neu ei ddirprwy) na ddarparwyd digon o dystiolaeth i gefnogi'r penderfyniad i beidio â phenodi, bydd yn trafod â'r Rheolwr Llinell ragoriaethau'r posibilrwydd o adleoli’r gweithiwr, a gallai'r swydd gael ei chynnig yn amodol ar gyfnod prawf o 4 wythnos.
5.13. Pan fydd gweithiwr wedi cael cynnig swydd newydd ac wedi'i derbyn (hyd yn oed ar radd is), bydd yn cael ei dynnu oddi ar y Gofrestr Adleoli ac ni fydd ganddo statws ystyriaeth flaenorol mwyach, yn unol ag Atodiad 1.

6. Cyfnodau Treialu

6.1. Ar gychwyn cyfnod treialu pedair wythnos, bydd y rheolwr yn cwrdd â'r gweithiwr i gytuno ar y disgwyliadau ac i ateb unrhyw gwestiynau a allai godi. Bydd cyfarfodydd adolygu rheolaidd yn cael eu cynnal yn ystod y cyfnod treialu. Yn ystod y bedwaredd wythnos, bydd y gweithiwr a'r Rheolwr Llinell newydd yn cwrdd a bydd adolygiad llawn yn cael ei gynnal. Bydd penderfyniad yn cael ei wneud ynglŷn ag a yw'r ddau barti yn gytûn y bu'r cyfnod treialu yn llwyddiant. Os bu'r cyfnod treialu yn llwyddiant, cadarnheir yn ysgrifenedig bod y gweithiwr yn cael ei adleoli a bydd yn cael ei dynnu oddi ar y Gofrestr Adleoli, yn unol ag Atodiad 1.
6.2. Os cytunwyd i dreialu swydd, dim ond am y cyfnod treialu pedair wythnos statudol y bydd y gweithiwr yn parhau i fod â statws ystyriaeth flaenorol, yn unol ag Atodiad 1.

7. Apeliadau

7.1. Mae'r broses adleoli wedi'i seilio ar werthusiad o swydd ac ar allu gweithiwr i gyflawni'r swydd honno, felly dim ond ar sail proses y bydd ceisiadau i apelio yn cael eu hystyried. Ni ellir seilio'r apêl ar ragoriaethau gweithiwr neu drwy gymharu ei sgiliau â sgiliau gweithwyr eraill.
7.2. Os yw gweithiwr yn dymuno apelio yn erbyn y penderfyniad a wnaed yn Adran 5.11, rhaid iddo wneud hynny drwy ddilyn Gweithdrefn Apelio Bwrdd Gwaith y Brifysgol.

8. Trefniadau Diogelu Cyflog
8.1. Os yw'r swydd y mae'r gweithiwr wedi'i adleoli iddi un radd yn is na'i gontract cyfredol, bydd y Brifysgol yn diogelu cyflog y gweithiwr am gyfnod o 12 mis. Diogelir y cyflog ar sail gwerth diogelu un radd pro rata, pa radd bynnag yw’r swydd a dderbynnir
8.2. Enghreifftiau

8.2.1. Os yw'r contract cyfredol ar Radd 8, pwynt sbiniol 38 a bod y gweithiwr yn derbyn swydd Gradd 7, bydd y cyflog yn cael ei ddiogelu ar y gwahaniaeth rhwng pwynt sbiniol 38 a Gradd 7, sef pwynt sbiniol 36 pro rata.
8.2.2. Os yw'r contract cyfredol ar Radd 8, pwynt sbiniol 38 a bod y gweithiwr yn derbyn swydd Gradd 6, bydd y cyflog yn cael ei ddiogelu ar y gwerth rhwng pwynt sbiniol 38 a Gradd 7, sef pwynt sbiniol 36 pro rata.

8.3. Eithriadau

8.3.1. Bydd cyflogau gweithwyr Gradd 10, sy'n gymwys i gael eu hadleoli ac sy'n derbyn swydd ar radd is, yn cael eu diogelu ar sail yr hyn sy’n gyfwerth â’r gwahaniaeth rhwng Gradd 10, pwynt sbiniol 1 a Gradd 9, pwynt sbiniol 49 yn unig (sy’n gyfwerth â £5,939 fel y safai ar 1.8.2020) bob blwyddyn, pro rata, am un flwyddyn.
8.3.2. Os yw gweithiwr yn derbyn swydd sy'n cynnig llai o oriau, seilir y cyflog a ddiogelir ar oriau'r contract newydd yn unig.
8.3.3. Os yw gweithiwr yn derbyn swydd sy'n cynnig rhagor o oriau, seilir y cyflog a ddiogelir ar oriau'r contract blaenorol yn unig.

9. Asesiad o'r Effaith ar Gydraddoldeb

9.1. Mae’r Brifysgol wedi ymrwymo i gynnwys y Cynllun Cydraddoldeb yn ei pholisïau, ei gweithdrefnau a’i dulliau gweithio. Aseswyd effaith y polisi hwn ar gydraddoldeb yn unol â’r cynllun hwn.
9.2. Mae’r Brifysgol yn ymroddedig i ymgorffori Safonau Iaith 2018 yn ei pholisïau, ei gweithdrefnau a’i dulliau gweithio. Aseswyd effaith y polisi hwn ar y Gymraeg yn unol â'r safonau hyn.

10. Adolygu’r Polisi

10.1. Bydd yr Adran Adnoddau Dynol yn cydlynu adolygiad o'r polisi hwn er mwyn sicrhau bod y Brifysgol yn parhau i gydymffurfio â'r ddeddfwriaeth ac ag arferion da. Cynhelir yr adolygiad mewn cydweithrediad â’r undebau llafur cydnabyddedig a bydd unrhyw newidiadau a gynigir yn cael eu cyflwyno i'r pwyllgor perthnasol priodol, i Weithrediaeth y Brifysgol ac i'r Cyngor os oes angen.

 

30/03/21