Polisi a Threfn Adleoli

Polisi a Threfnu Adleoli (PDF)

Canllawiau ar gyfer Hawlio Costau Adleoli

Polisi

Cwmpas

Mae’r polisi hwn a’r drefn hon yn berthnasol i’r holl weithwyr sy’n cwrdd â’r amgylchiadau priodol a amlinellir yn y ddogfen hon.

1. Rhagarweiniad

1.1 Mae’r Brifysgol yn cydnabod gwerth ei gweithwyr a’u cyfraniad at ein llwyddiant a phrofiad myfyrwyr. Cydnabyddir hyn yng nghynllun strategol y Brifysgol 2012-17 sy’n cyfeirio at ‘Staff Aber – sylfaen ein rhagoriaeth’. ‘Mae’r brifysgol felly wedi ymrwymo i warchod diogelwch swyddi ei gweithwyr cyn belled ag sy’n bosibl’. Mae’n hanfodol felly fod polisi adleoli ymarferol ar waith er mwyn gallu adleoli gweithwyr i swyddi addas o fewn i’r Brifysgol lle bo hynny’n bosibl.

1.2 Nod y polisi hwn yw hwyluso agwedd gadarnhaol tuag at ailhyfforddi drwy asesu anghenion hyfforddiant gweithwyr a darparu cymorth a chefnogaeth ragweithiol.

1.3 Gall fod nifer o sefyllfaoedd lle bydd y polisi hwn yn berthnasol:

Rhaid i’r gwasanaeth di-dor fod yn hwy na dwy flynedd; a

  • Pan nad oes bellach angen y swydd, neu ran o’r swydd y mae’r gweithiwr yn ei chyflawni ar hyn o bryd;
  • Os yw gweithiwr mewn perygl o’i ddiswyddo ar ôl cyrraedd cam 4 y drefn Cyfateb a Throsglwyddo.
  • Os yw meddyg teulu’r gweithiwr neu ymgynghorydd iechyd galwedigaethol y Brifysgol yn argymell nad yw’r gweithiwr, am resymau meddygol, yn gallu parhau yn ei swydd bresennol, hyd y gellir rhagweld, a bod y Brifysgol wedi ystyried yr holl addasiadau rhesymol;
  • Os yw perthynas waith yn dod i ben heb fod modd ei hadfer a phob ymdrech wedi’i gwneud gan yr holl bartïon i ddatrys yr anghydfod sydd wedi codi yn y gweithle, gellir ystyried y posibilrwydd o adleoli a’i drafod â’r ddwy ochr;

1.4 Bydd pob gweithiwr yn y sefyllfaoedd a amlinellir yn 1.3 uchod yn cael ei osod ar ‘Gofrestr Adleoli’r’ Brifysgol gyda’r nod o chwilio am waith arall. Bydd aelod o dîm Adnoddau Dynol Prifysgol Aberystwyth yn gweithio gyda’r gweithiwr a’r cynrychiolydd o’r Undeb Llafur yn ystod y drefn berthnasol er mwyn sicrhau’r canlyniad gorau posibl ar gyfer y gweithiwr a’r Brifysgol.

1.5 Bydd y Brifysgol yn sicrhau bod ymgynghori a chyfathrebu priodol yn digwydd â’r gweithiwr ac ar y cyd â’r Undebau Llafur lle bo hynny’n briodol.

1.6 Os bydd newid yn nhelerau ac amodau’r gweithiwr bydd cytundeb gwaith newydd yn cael ei gyflwyno. Ni fydd toriad i ddilyniant gwasanaeth y gweithiwr.

2. Egwyddorion

2.1 Bydd y polisi hwn yn llwyddo orau os bydd yr holl bartïon yn cymryd rhan weithgar ac yn dangos agwedd hyblyg.

2.2 Wrth drafod mater adleoli dylid dilyn yr egwyddorion isod:

  • Bydd gan weithwyr a’u cynrychiolwyr yr hawl i fod ynghlwm wrth benderfyniadau a allai gael effaith arnynt ar y cyfle cyntaf.
  • Os bydd gweithiwr yn bodloni meini prawf hanfodol swydd o dderbyn hyfforddiant pellach ar gyfer y swydd neu beidio, bydd yn cael ei ystyried ar gyfer swyddi gwag yn y Brifysgol cyn bod y swydd yn cael ei hysbysebu. Bydd Adnoddau Dynol yn darparu gwasanaeth brocer rhagweithiol i gefnogi’r gweithiwr.
  • Lle bo hynny’n bosibl, ni ddisgwylir i weithwyr dderbyn swydd sy’n is na’r raddfa bresennol; fodd bynnag y nod allweddol yw sicrhau swydd yn y Brifysgol ar gyfer y gweithiwr ac felly dylid ystyried swydd arall (ar raddfa is). Bydd y gweithiwr yn penderfynu a yw’r cynnig yn waith amgen addas.
  • Mae’r Brifysgol wedi ymrwymo i ddarparu hyfforddiant perthnasol a darparu uwch-sgilio perthnasol/priodol. Bydd hyfforddiant y cytunir arno yn cael ei dalu gan y Brifysgol, gan gynnwys costau teithio a llety os bydd angen.
  • Anogir a chynorthwyir gweithwyr i gyflawni hyfforddiant a datblygiad perthnasol gyda’r nod o’u cynorthwyo i barhau mewn swydd yn y Brifysgol. Unwaith y bydd gweithwyr yn cael eu cofnodi ar y Gofrestr Adleoli dylid rhoi amser rhesymol i ffwrdd o’r gwaith iddynt am dâl ar gyfer ailhyfforddi.
  • Lle bo’n briodol, cynigir cwnsela/cyngor gyrfaoedd.
  • Gall gweithwyr gael eu cwnsela drwy Raglen Cynorthwyo Gweithwyr y Brifysgol os bydd angen: http://www.aber.ac.uk/cy/hr/employment-information/eap/

 

Trefn

3. Trefn Adleoli – Cam 1

3.1 Daw’r drefn adleoli i rym pan osodir gweithiwr ar y gofrestr adleoli.

3.2 Bydd y Gofrestr Adleoli yn cael ei chydlynu gan Adnoddau Dynol a’r Cyd-bwyllgor Ymgynghori a Negodi. Cofrestr dan ofal Adnoddau Dynol ydyw a bydd egwyddorion y Ddeddf Gwarchod Data yn berthnasol. Bydd y Cyd-bwyllgor Ymgynghori a Negodi yn derbyn data cyfartaledd ystadegol dienw unwaith y flwyddyn.

3.3 Unwaith y bydd gweithwyr wedi’u gosod ar y Gofrestr Adleoli, bydd ymgynghorydd priodol o Adnoddau Dynol yn gyfrifol am reoli’r drefn adleoli ar gyfer y gweithiwr hwnnw.

Cam 2

3.4 Bydd pob gweithiwr a osodir ar y Gofrestr yn cael ei gyfweld gan yr ymgynghorydd AD priodol (a bydd yn cael y cyfle i fynd â chydweithiwr neu gynrychiolydd o’r Undebau Llafur i’r cyfweliad os yw’n dymuno hynny). Diben y cyfweliad hwn fydd sefydlu proffil sgiliau cyflawn y gweithiwr, anghenion o ran hyfforddiant, a’r categorïau a’r mathau o swyddi sy’n debyg o fod yn addas. Dylid llenwi Ffurflen Dadansoddi Sgiliau (Gweler Atodiad 1) ym mhob achos ac, os yw’n briodol, dylai’r gweithiwr ddarparu CV.

3.5 Y swyddi fydd yn addas yw’r rheiny y bydd y sgiliau a’r wybodaeth a geisir ar gyfer y swydd yn cyfateb i sgiliau a gwybodaeth y gweithiwr os bydd yn derbyn hyfforddiant pellach ai peidio. Wrth asesu a yw swydd yn addas ai peidio bydd angen ystyried nifer o ffactorau a all gynnwys:

  • Natur y swydd, e.e. academaidd, clerigol ac ati
  • Graddfa, cyflog a statws y swydd
  • Cymwysterau a sgiliau angenrheidiol a chymwysterau a sgiliau’r gweithiwr
  • Patrwm gwaith, hyblygrwydd ac oriau gwaith
  • Lleoliad a hygyrchedd
  • Amgylchiadau personol
  • Disgwyliadau gyrfa’r gweithiwr
  • Diddordebau’r gweithiwr
  • Dyheadau’r gweithiwr

3.6 Bydd ymgynghorwyr AD yn chwarae rhan ragweithiol wrth geisio sicrhau swydd amgen addas neu swydd amgen i weithwyr sydd ar y Gofrestr Adleoli drwy:

  • Gynnal a chadw gwefan/cronfa-ddata ddiogel yn cynnwys manylion swyddi cyfredol (wedi’u neilltuo) a manylebau swyddi (Cofrestr Ystyriaeth Flaenoriaethol);
  • Cydgysylltu rheolaidd â’r tîm AD, Cyfarwyddwyr a Rheolwyr Athrofeydd, Penaethiaid Adrannau ac undebau llafur i geisio pennu swyddi addas;
  • Cynghori Cyfarwyddwyr yr Athrofeydd/Penaethiaid yr Adran Wasanaeth Broffesiynol ynghylch ceisiadau am swyddi ar y Gofrestr Ystyriaeth Flaenoriaethol;
  • Sicrhau bod rheolwyr yn ymwybodol o bwysigrwydd adleoli i’r Brifysgol a sicrhau bod y gweithdrefnau cywir yn cael eu dilyn;
  • Cadw cyswllt rheolaidd â gweithwyr ar y gofrestr gan gynnig cefnogaeth a chyngor angenrheidiol;
  • Cynnal cyfarfod adolygu ffurfiol unwaith y mis, neu cyn hynny os yw’n briodol, i asesu’r sefyllfa bresennol.

3.7 Rhoddir amser priodol i ffwrdd am dâl i weithwyr ar y Gofrestr er mwyn iddynt fynychu cyfweliadau am swyddi gyda chyflogwyr allanol. 

Cam 3 – Adnabod y swyddi

3.8 Yn y lle cyntaf bydd pob swydd wag berthnasol yn cael ei ‘neilltuo’ a’i gosod ar y Gofrestr Ystyriaeth Flaenoriaethol am 7 niwrnod er budd gweithwyr ar y Gofrestr Adleoli ac ni fyddant yn cael eu hysbysebu ac eithrio i weithwyr sydd ar y Gofrestr Adleoli.

3.9 Bydd AD ynghyd â’r adran arfaethedig yn asesu a yw’r gweithiwr yn bodloni’r meini prawf hanfodol ar gyfer swyddi o’r fath (neu a allai fodloni’r meini prawf o dderbyn cymorth a/neu hyfforddiant priodol) o fewn cyfnod rhesymol. Os yw cyfateb yn bosibl, bydd yr ymgynghorydd AD yn rhoi gwybod ar lafar i’r gweithiwr ac yna’n ysgrifenedig ac yn gofyn iddo/iddi ystyried y swydd. Rhoddir gwybod i’r undeb llafur perthnasol, os yw hynny’n briodol.

3.10 Gall gweithwyr ar y Gofrestr Adleoli hefyd weld rhestr y swyddi gwag drwy wefan ddiogel, neu holi am fanylion ysgrifenedig gan AD os nad ydynt yn gallu gweld y wefan yn rheolaidd. Ni fydd ymgeiswyr mewnol nac allanol eraill yn gallu gweld y safle. 

3.11 Gwneir pob ymdrech i adnabod cyfleoedd addas ar yr un raddfa gan roi ystyriaeth i amgylchiadau personol, lleoliad ac yn y blaen.

Cam 4 – Llenwi’r swyddi

Bydd gweithiwr sy’n bodloni neu a allai fodloni meini prawf rhesymol y swydd (yn cynnwys ag addasiadau rhesymol) ac sy’n dymuno cael ei ystyried am y swydd honno yn cael cynnig cyfweliad (cyn ymgeiswyr eraill heblaw am weithwyr eraill sydd ar y Gofrestr Adleoli).

Os bydd mwy nag un gweithiwr ar y gofrestr adleoli yn bodloni’r meini prawf hanfodol, cynhelir trefn gyfweld gystadleuol.

Os bydd y gweithiwr yn addas cynigir y swydd iddo/iddi yn ffurfiol drwy’r post. Os bydd y gweithiwr yn derbyn y swydd, dosberthir cytundeb gwaith diwygiedig.

Os ystyrir bod y gweithiwr yn anaddas i’r swydd, bydd y rheolwr yn hysbysu Cyfarwyddwr AD neu ei (d)ddirprwy yn ysgrifenedig o’r rhesymau dros benderfynu peidio â phenodi. Os bydd Cyfarwyddwr AD neu ei (d)dirprwy yn cytuno â’r penderfyniad hwn, rhoddir gwybod i’r gweithiwr, yn ysgrifenedig, gan y Gweithiwr Achosion AD. Bydd hyn o gymorth i’r gweithiwr wrth wneud ceisiadau yn y dyfodol ac yn galluogi’r Ymgynghorydd AD i gefnogi’r gweithiwr. Os bydd Cyfarwyddwr AD neu ei (d)dirprwy yn penderfynu nad oes digon o dystiolaeth ar gyfer peidio â phenodi wedi ei chyflwyno, trafodir adleoli â’r rheolwr llinell.

Nid oes disgwyl i adrannau sy’n ailstrwythuro ac a fydd yn lleihau nifer swyddi roi ystyriaeth flaenoriaethol i weithwyr ar y Gofrestr Adleoli wrth i ailstrwythuro’r adran fynd rhagddo.

Cam 5 – Cyfnodau Treialu

Os penderfynwyd cynnig adleoli, bydd y gweithiwr yn cyflawni’r swydd am gyfnod treialu o 4 wythnos. Ar ddechrau’r cyfnod 4 wythnos bydd y rheolwr yn cwrdd â’r gweithiwr i gytuno ar ddisgwyliadau ac ateb unrhyw gwestiynau. Cynhelir cyfarfodydd adolygu rheolaidd yn ystod y cyfnod treialu. Ar ôl 4 wythnos ceir adolygiad cyflawn lle bydd y gweithiwr, y rheolwr newydd a’r gweithiwr achosion AD yn cyfarfod. Gwneir penderfyniad a yw’r ddau barti yn cytuno bod hon yn swydd amgen addas neu’n swydd amgen. Os bydd y cyfnod treialu yn llwyddiannus, bydd yr adleoli yn cael ei gadarnhau’n ysgrifenedig.

3.12 Hyfforddiant

Mae’r Brifysgol wedi ymrwymo i ddarparu hyfforddiant perthnasol a darparu uwch-sgilio perthnasol/priodol. Bydd hyfforddiant y cytunir arno yn cael ei dalu gan y Brifysgol, gan gynnwys costau teithio a llety os bydd angen.

Cam 6 – Y Drefn Apeliadau

Mae’r drefn adleoli wedi’i seilio ar werthuso’r swydd yn ogystal â gallu gweithiwr i gyflawni’r swydd honno, felly bydd ceisiadau ar gyfer apêl yn cael eu hystyried mewn perthynas â’r drefn yn unig. Ni fydd yr apêl yn seiliedig ar gymharu rhinweddau neu sgiliau â gweithwyr eraill.

Os bydd gweithiwr yn dymuno apelio yn erbyn y penderfyniad a wnaethpwyd yng ngham 4 neu 5 y drefn hon, rhaid iddo/iddi anfon yn ysgrifenedig at Gyfarwyddwr AD o fewn 5 diwrnod gwaith ar ôl cael gwybod yn ffurfiol am y penderfyniad.

Bydd gan weithwyr yr hawl i ddefnyddio’r Drefn Gwyno os ydynt o’r farn nad yw’r gweithrefnau adleoli wedi’u dilyn yn gywir.

4. Trefniadau Gwarchod

4.1 Mewn sefyllfa lle bydd y swydd y mae gweithiwr wedi ei adleoli iddi ar raddfa is na’r swydd bresennol/y swydd ddiweddaraf â chytundeb, bydd y Brifysgol yn sicrhau bod cyflog y gweithiwr yn cael ei warchod am 12 mis. Bydd y cyflog yn seiliedig ar enillion ar gyfartaledd am y 12 wythnos flaenorol. Bydd gweithwyr sy’n cael eu hadleoli i swydd ar raddfa is hefyd yn cael y cyfle i aros ar y gofrestr adleoli er mwyn cael y cyfle gorau i sicrhau swydd arall ar raddfa sy’n cyfateb i’r swydd wreiddiol. Dylai ymgeiswyr adleoli aros ar y gofrestr yn ystod y cyfnod y bydd eu cyflog yn cael ei warchod.

Cytunwyd gan y Cyngor ar 21 Mawrth 2014.