Polisi Casgliadau Llyfrgell Prifysgol Aberystwyth

 

1.      Cyflwyniad

 

Gwelwyd rhai newidiadau allweddol yn ystod y blynyddoedd diweddar sy’n dal i effeithio ar y ffordd y mae Llyfrgell Prifysgol Aberystwyth yn caffael deunydd ar gyfer ei chasgliadau.

 

Mae deunydd digidol wedi amlhau ac mae cronfeydd data, cyfnodolion a mwyfwy o lyfrau bellach ar gael ar y ffurf hon (weithiau dim ond ar y ffurf hon). Mae yna fanteision amlwg i ddarparu gwybodaeth ar y ffurf hon, gan gynnwys mynediad o bell (yn amodol ar gyfyngiadau trwyddedu), ar gael 24/7, defnydd lluosog, ac arbed lle. Fodd bynnag, mae’r rhain yn gallu bod yn ddrud ac mae TAW yn daladwy arnynt, yn wahanol i eitemau print. Mae’r chwyddiant yng nghostau pob math o ddeunydd llyfrgell wedi cynyddu’n sylweddol, a hynny’n nodweddiadol ar raddfa gyflymach na chyfartaledd y DU. Dwysawyd effeithiau’r chwyddiant hwn gan y cynnydd sylweddol yn y maint o ddeunydd a gyhoeddir o un flwyddyn i’r llall. Nid yw’n bosibl i’r Llyfrgell gaffael unrhyw beth ond cyfran fach o’r allbwn hwn. 

 

Mae lle yn ffactor allweddol hefyd. Rydym yn gweithio mewn amgylchedd lle na ellir ehangu ymhellach, felly am bob eitem a ychwanegir i’n casgliadau ffisegol, mae’n rhaid i ni dynnu un. Nid oes lle i ehangu’r casgliad ffisegol. Yn ogystal â hyn, rydym hefyd yn wynebu galw uwch am fannau astudio i ddefnyddwyr yn y llyfrgell.

 

Y tri factor hyn, sef cost, lle a’r ffaith bod mwy a mwy o ddeunydd ar gael ar ffurf electronig, sydd wedi llunio cyfeiriad y polisi hwn.

 

Er ein bod mewn sefyllfa lle na ellir ehangu stoc ffisegol y llyfrgell ymhellach, ar yr un pryd ni allwn ganiatáu i’n casgliadau fynd yn anhyblyg. Mae’n rhaid i ni ddal ati i gaffael deunydd newydd er mwyn gallu bodloni amcanion strategol y Brifysgol. Gellir datrys hyn yn rhannol trwy wneud y defnydd gorau o ffynonellau electronig lle maent ar gael. Fodd bynnag, am y dyfodol rhagweladwy byddwn yn parhau i gaffael deunydd printiedig. Er mwyn creu lle ar eu cyfer byddwn yn edrych yn feirniadol ar ein casgliadau presennol, gan asesu eu gwerth yn erbyn anghenion presennol y Brifysgol, a’i anghenion yn y dyfodol. Er mwyn datblygu ein casgliadau, mae’n rhaid i ni greu lle ar y silffoedd agored i barhau i gaffael deunyddiau printiedig, trwy gael gwared â’r eitemau hynny nad oes eu hangen mwyach ar gyfer addysgu, dysgu ac ymchwil. Mae’r meini prawf a’r trefniadau ar gyfer tynnu deunydd o’r casgliad i’w cael yn y Polisi hwn. Byddwn yn dal i weithio gyda staff dysgu ac ymchwil i sicrhau bod ein caffaeliadau yn bodloni gofynion academaidd mor agos ac effeithiol â phosib.

 

2.      Diben y polisi hwn

 

Mae’r polisi hwn yn amlinellu’r meddwl strategol cyfredol y tu ôl i’r broses o gaffael a rheoli deunyddiau a gwybodaeth i gynorthwyo dysgu, addysgu ac ymchwil ym Mhrifysgol Aberystwyth. Yn y Polisi hwn, mae’r term ‘casgliadau’ yn cyfeirio at yr holl adnoddau gwybodaeth a reolir gan y Llyfrgell, ac eithrio ein Casgliadau Arbennig. Am fanylion y rhain, gweler: https://www.aber.ac.uk/cy/is/library-services/collections/special-collections/

Datblygwyd y polisi i ymateb i anghenion y Brifysgol yn ogystal â newidiadau i’r amgylchedd rydym yn gweithio ynddo. Cynlluniwyd y Polisi, felly, i fod yn hyblyg ac fe fydd yn cael ei adolygu’n rheolaidd i sicrhau ei fod yn dal yn berthnasol. 

 

3.      Cyllideb

 

Mae Cyllideb Adnoddau’r Llyfrgell yn cael ei rhannu, gyda’r rhan fwyaf o’r gyllideb yn cael ei neilltuo i adrannau i’w wario ar adnoddau i ddiwallu eu hanghenion pwnc penodol, 86% ar wariant rheolaidd megis cyfnodolion, a 4% ar eitemau nad ydynt yn rheolaidd megis deunydd darllen ar gyfer ymchwil. Defnyddir y 10% sy’n weddill i brynu deunyddiau ar restrau darllen gan gynnwys llyfrau, penodau llyfrau wedi’i digido ac erthyglau o gyfnodolion.

 

4.      Egwyddorion dethol

 

Argymhellion gan staff academaidd yw’r brif ffynhonnell a ddefnyddir wrth ddethol deunydd, trwy restrau darllen yn bennaf. Bydd y rhain yn cael eu caffael gan y Llyfrgell, gan geisio cynnal cydbwysedd ac ansawdd y casgliad ar yr un pryd. Lle bo galwadau’n gwrthdaro a bod cyfyngiadau o ran yr adnoddau sydd ar gael, gwneir penderfyniadau trwy fesur a thrwy geisio rhagweld y defnydd a wneir o ddeunyddiau, ar sail ymrwymiadau academaidd presennol ac arfaethedig.

Mae’n well gennym ddarparu gwybodaeth a deunyddiau yn electronig yn hytrach na phrint lle bo hynny’n briodol ac yn fanteisiol i’n defnyddwyr.  

Byddwn yn caffael deunyddiau mewn cyfryngau eraill, ond dim ond ar ffurfiau sy’n hygyrch, yn gynaliadwy ac y gellir eu cefnogi.

Bydd y Llyfrgell yn cydweithio â llyfrgelloedd a sefydliadau eraill trwy ei Gwasanaeth Cyflenwi Dogfennau i ddarparu mynediad i adnoddau nad ydynt ar gael yn lleol.  

Byddwn yn defnyddio sensoriaeth dim ond lle bo hynny’n ofynnol o dan gyfraith y DU.

 

5.      Caffael

 

Mae’r Llyfrgell yn cael adnoddau oddi wrth amryw gyflenwyr, gan fanteisio ar gontractau a negodwyd gan gonsortia pwrcasu rhanbarthol a chenedlaethol. Mae’r gwasanaethau a ddarperir gan y cyflenwyr hyn yn cael eu monitro i sicrhau eu bod yn perfformio i’r safon ofynnol a bod y contractau’n darparu gwerth am arian.

Caiff y defnydd o’n casgliadau ei fonitro’n gyson i sicrhau eu bod yn gost effeithlon ac yn diwallu anghenion dysgu, addysgu ac ymchwil y Brifysgol.

 

 

 

5.1 Deunyddiau ar gyfer Rhestrau Darllen

Mae’r Llyfrgell yn anelu at ddarparu digon o gopïau o eitemau sydd ar restrau darllen, neu fynediad electronig i’r eitemau hynny. Mae’r Polisi Rhestrau Darllen (https://www.aber.ac.uk/cy/is/regulations/reading-list-policy/) yn egluro sut rydym yn bwriadu cyflawni’r nod hwn.

 

5.2 Llyfrau

Bydd y Llyfrgell yn ystyried prynu llyfrau a argymhellir gan staff academaidd neu fyfyrwyr y Brifysgol. Gall staff academaidd wneud cais am y rhain trwy gyllideb ddisgresiynol eu hadran. Mae’r ffurflen gais pwrcasu ar-lein ar gael trwy bwyso’r botwm Cais Pwrcasu ar Primo. Yn ogystal, mae’r cynllun Mwy o Lyfrau (https://www.aber.ac.uk/cy/is/library-services/morebooks/) ar gael i fyfyrwyr i argymell llyfrau i’w prynu gan y llyfrgell. Pan mae’r llyfrgell yn penderfynu prynu llyfrau print y gofynnir amdanynt yn y modd hwn, bydd un copi benthyg safonol yn cael ei archebu.

 

5.3 Cyfnodolion a thanysgrifiadau eraill

Bydd y Llyfrgell yn cynnal adolygiadau rheolaidd o danysgrifiadau i gyfnodolion a chronfeydd data i sicrhau gwerth am arian, ac i sicrhau eu bod yn dal yn berthnasol o safbwynt dysgu, addysgu ac ymchwil. Bydd mynediad electronig yn cael ei brynu yn amodol ar yr egwyddorion dethol a restrir uchod. Rhagwelir y bydd cyfnodolion neu gronfeydd data newydd fel rheol yn cael eu hariannu drwy ganslo tanysgrifiadau sydd eisoes yn bodoli lle bynnag y bo modd.

 

5.4 Cyflenwi Dogfennau

Mae’r gwasanaeth Cyflenwi Dogfennau yn galluogi staff academaidd a myfyrwyr i gael adnoddau sydd ddim yng Nghasgliadau’r Llyfrgell. Mae cael adnoddau o lyfrgelloedd eraill yn fwy cost effeithlon na’u prynu, yn enwedig pan fo’r galw amdanynt yn gyfyngedig. 

https://www.aber.ac.uk/cy/is/library-services/documentsupply/

 

5.5 Traethodau Ymchwil

Mae’n rhaid i Uwchraddedigion Ymchwil Prifysgol Aberystwyth ddarparu, trwy eu hadran, un copi argraffedig ac un copi electronig o’u traethawd ymchwil terfynol a gymeradwywyd.  https://www.aber.ac.uk/cy/is/library-services/collections/theses/

 

5.6 Ffurfiau eraill

Fel y nodwyd uchod o dan egwyddorion dethol, bydd y Llyfrgell yn casglu deunyddiau ar ffurfiau eraill ond dim ond ar ffurfiau sy’n hygyrch, yn gynaliadwy ac y gellir eu cefnogi, cyhyd â’u bod yn berthnasol i ddysgu, addysgu ac ymchwil cyfredol.

 

 

5.7 Rhoddion

Byddwn yn derbyn rhoddion:

  • Os yw’r eitemau yn berthnasol i ddysgu, addysgu ac ymchwil cyfredol
  • Os oes digon o le ar y silffoedd ar eu cyfer
  • Os ydynt mewn cyflwr da
  • Os yw’r gost o’u gwneud ar gael i’w defnyddio yn gymesur
  • Os oes yna gytundeb llawn y gallent gael eu tynnu o’r casgliad maes o law

Ni fydd rhoddion sy’n methu â bodloni’r meini prawf hyn yn cael eu hychwanegu at Gasgliad y Llyfrgell. Am ragor o wybodaeth am roddion, gweler: https://www.aber.ac.uk/en/is/library-services/collections/donations/

 

6.      Tynnu eitemau o’r casgliad neu eu trosglwyddo i’r storfa allanol

 

Mae’n hanfodol golygu ein hadnoddau’n rheolaidd i sicrhau bod y casgliadau mor ddefnyddiol â phosib, i wneud y defnydd gorau o’r lle cyfyngedig sydd ar gael ac i gael gwared ar ofod storio diangen.

Ystyrir trosglwyddo eitemau i’n storfa allanol os ydynt yn bodloni’r meini prawf canlynol:

  • Rhediadau o gyfnodolion sy’n hŷn na 7 mlynedd
  • Eitemau y mae’r galw amdanynt yn isel, ond y bernir eu bod yn dal yn ddefnyddiol i ategu dysgu, addysgu ac ymchwil cyfredol ym Mhrifysgol Aberystwyth

Bydd yr eitemau hyn yn dal i fod ar gael i’n defnyddwyr trwy ein system adfer: https://www.aber.ac.uk/en/is/library-services/externalstore/

 

Bydd y Llyfrgell yn ystyried tynnu eitemau o’r casgliad os ydynt yn bodloni’r meini prawf canlynol:

  • Llyfrau sydd ddim wedi cael eu defnyddio am 10 mlynedd
  • Argraffiadau hŷn o lyfrau pan ychwanegir argraffiad mwy diweddar at y casgliad
  • Cyfnodolion print sydd bellach ar gael yn electronig
  • Deunydd ar ffurfiau eraill sydd heb gael eu defnyddio mewn 10 mlynedd a/neu lle nad yw’r fformat yn cael ei gefnogi mwyach
  • Deunydd sydd wedi’i ddifrodi ac nad oes modd ei atgyweirio mwyach
  • Eitemau nad ydynt yn berthnasol i ddysgu, addysgu ac ymchwil cyfredol yn y Brifysgol