Polisi Rheoli Absenoldeb Salwch

Datganiad o'r Egwyddorion 
Nodau  
Y Polisi a'r Gofynion cyfreithiol 
Cyfrifoldebau 
Hyfforddiant ac Ymwybyddiaeth 
Monitro a Mesur absenoldeb 
Yr Iaith Gymraeg - Hawliau Staff 
Asesiadau Effaith

Datganiad o'r Egwyddorion

1.1. Polisi’r Brifysgol yw annog ei holl staff i fod yn bresennol yn y gwaith yn rheolaidd, ac i sicrhau bod hynny'n digwydd, yn ogystal â chyflwyno trefniadau teg, effeithiol a chyson i ymdrin ag absenoldebau, a hyrwyddo iechyd a lles ei staff.  

1.2. Nid yw'r Polisi hwn a'r Weithdrefn hon yn diystyru nac yn disodli darpariaethau’r Siarter ac Ystatudau mewn unrhyw fodd.  

1.3. Mae'r Brifysgol yn cydnabod pwysigrwydd ei chyfrifoldeb i reoli absenoldeb salwch a bydd yn gwneud hynny gan ddefnyddio gweithdrefnau sy'n cynnwys dulliau o fonitro lefelau presenoldeb unigolion a, lle bo'n briodol, lleihau lefelau uchel o absenoldeb salwch trwy gyfrwng strategaethau rheoli rhagweithiol.

1.4. Mae'r Brifysgol hefyd yn cydnabod mai ei staff yw ei hadnodd mwyaf gwerthfawr ac felly mae'n ceisio'i gorau i fod yn gyflogwr cefnogol, a bydd yn annog ac yn datblygu mentrau i hyrwyddo iechyd a lles ei staff.

1.5. Bydd y Brifysgol yn gweithio gyda gweithwyr iechyd proffesiynol addas a gweithwyr proffesiynol perthnasol eraill i hyrwyddo amgylchedd gwaith iach; i ofyn am gyngor ar achosion unigol; ac i fonitro'r modd y mae'r Polisi hwn a'r Weithdrefn hon yn gweithio.  

1.6. Byddwn yn arddangos consýrn a dealltwriaeth i'r aelodau hynny o staff sydd wirioneddol angen bod yn absennol, ac yn cynnig cefnogaeth yn ystod cyfnodau o afiechyd. Fodd bynnag, cydnabyddir hefyd bod yn rhaid cydbwyso hyn â'r angen i sicrhau bod anghenion y Brifysgol yn cael eu diwallu hefyd. Gall unrhyw gamddefnydd bwriadol o'r polisi hwn arwain at gamau disgyblu, gan fod y Brifysgol yn cydnabod bod hyn yn cael effaith andwyol ar gyd-weithwyr a'n darpariaeth o wasanaethau.

1.7. Bydd y Brifysgol yn sicrhau cyfrinachedd bob amser, yn unol â'r ddeddfwriaeth a'r arfer gorau. Ystyrir unrhyw achos o dorri cyfrinachedd yn fater difrifol, ac ymdrinnir ag ef gan ddefnyddio'r weithdrefn ddisgyblu berthnasol.

1.8. Bydd gan bob aelod o staff yr hawl i ddod â chynrychiolydd undeb llafur neu gydweithiwr gyda hwy ar bob cam o'r weithdrefn. Dim ond ar gais yr unigolyn y rhennir gwybodaeth am absenoldeb unigolyn gyda'r Undeb Llafur.

1.9. Bydd y Brifysgol yn sicrhau cydymffurfiaeth â'r holl ddeddfwriaeth berthnasol megis Deddf Cydraddoldeb 2010 lle bo'n berthnasol, gan sicrhau bod yr holl addasiadau rhesymol yn cael eu hystyried er mwyn galluogi'r aelod o staff i ymgymryd â'i swydd ar sail gyson.

2. Nodau 

2.1. Dyma nod y Brifysgol trwy roi'r polisi hwn a'r weithdrefn hon ar waith:-

  • Rhoi cefnogaeth i'r aelodau hynny o staff nad ydynt yn gallu gweithio yn sgil afiechyd;
  • Sicrhau dull teg a chyson o ymdrin ag absenoldeb, sy'n berthnasol i'r holl staff;
  • Sicrhau'r lefelau uchaf posibl o bresenoldeb trwy gadw pob absenoldeb cyn fyrred â phosibl, a chyrraedd a chynnal y lefelau targed a osodwyd;
  • Sicrhau y ceir cyn lleied â phosibl o darfu ar wasanaethau gweithredol, a lleddfu cymaint â phosibl ar y baich a roddir ar staff sy'n gorfod gwneud iawn am absenoldeb eu cyd-weithwyr;
  • Lleihau'r costau staffio amgen uniongyrchol a'r costau effeithlonrwydd sy'n gysylltiedig ag absenoldeb salwch;
  • Ymdrin ag absenoldeb tymor byr trwy ddefnyddio'r sbardunau a amlinellir yn Adran 8.5 y Weithdrefn;
  • Ymdrin ag absenoldeb hirdymor (h.y. cyfnod o 4 wythnos neu ragor o absenoldeb olynol) gan ddefnyddio Adran 9 y Weithdrefn.  
  • Mae rhywfaint o absenoldeb yn anorfod, a dylid cydnabod hyn. Fodd bynnag, gellir gostwng lefelau absenoldeb salwch trwy gyfrwng mesurau cadarnhaol a dull rheoli cyffredinol.
  • Yn y mwyafrif o achosion, gyda'r ymyrraeth feddygol a'r gefnogaeth briodol, bydd iechyd yr aelod o staff yn gwella digon i'w galluogi i fod yn holliach eto ac i ddychwelyd at eu dyletswyddau. Bydd yn rhaid cyflawni'r nod o gydbwyso amser ar gyfer gwelliannau iechyd ag anghenion gwaith. Os bydd hi'n amhosibl sicrhau'r cydbwysedd hwnnw, cymerir camau yn unol â'r weithdrefn.
  • Rhaid barnu pob achos o absenoldeb salwch yn ôl ei rinweddau ei hun.
  • Er ein bod yn cydnabod bod yn rhaid ystyried amgylchiadau unigol pob achos, a hynny'n gydymdeimladol, rhaid rhoi ystyriaeth hefyd i bwysigrwydd effaith absenoldeb yr aelod o staff ar y gwaith.
  • Nod y polisi hwn a'r weithdrefn hon yw ymdrin â phroblemau gwirioneddol absenoldeb yn sgil lefelau annerbyniol o salwch. Os ceir, wedi ymchwilio, seiliau rhesymol i gredu nad yw'r absenoldeb yn digwydd yn sgil rhesymau salwch gwirioneddol, bydd y weithdrefn ddisgyblu arferol yn berthnasol.
  • Os bydd aelod o staff yn teimlo iddynt gael cam yn sgil y penderfyniad i roi rhybudd neu derfynu cyflogaeth dan y gweithdrefnau hyn, bydd ganddynt yr hawl i apelio. (Gweler Gweithdrefn Apelio Staff y Brifysgol)

3. Y Polisi a'r Gofynion cyfreithiol

3.1. Mae'r Brifysgol yn ymrwymo i ddilyn gweithdrefnau sy'n golygu y gellir rheoli absenoldeb salwch mewn modd  sy'n rhoi tegwch i'r person dan sylw, i gydweithwyr ac i'r Gyfadran/Adran Wasanaeth berthnasol, heb wahaniaethu yn eu herbyn. Mae’r Brifysgol wedi ymrwymo i fynd i'r afael â materion sy'n ymwneud ag absenoldeb salwch mewn modd teg, cyfrinachol, cyfreithlon, prydlon a sensitif, a'i nod yw ymddwyn yn rhesymol bob amser, gan roi ystyriaeth i holl amgylchiadau'r achos.

3.2. Mae gan gyflogwr gyfrifoldeb cyfreithiol dan Ddeddf Iechyd a Diogelwch yn y Gwaith 1974 i sicrhau iechyd, diogelwch a lles ei staff, cyn belled ag y bo hynny'n rhesymol ymarferol. Ystyrir absenoldeb salwch yn fater sy'n ymwneud â galluogrwydd, a gall diswyddo ar sail galluogrwydd fod yn rheswm teg dros ddiswyddo dan Ddeddf Hawliau Cyflogaeth 1996.

3.3. Mae gan aelodau o staff hawl statudol dan Ddeddf Cysylltiadau Cyflogaeth 1999 i ddod â chyd-weithiwr neu swyddog undeb llafur yn gwmni iddynt pan fydd gofyn iddynt fynd i wrandawiadau disgyblu ffurfiol. (Gweler Adran 21 "Dogfennau a Gweithdrefnau Perthnasol Eraill" - y Polisi a'r Weithdrefn Ddisgyblu). Rhaid i

gyflogwyr beidio â gwahaniaethu'n annheg ar sail unrhyw nodweddion gwarchodedig dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010.  

3.4. Dan Ddeddf Mynediad at Adroddiadau Meddygol 1988 rhaid i gyflogwr gael caniatâd ysgrifenedig aelod o staff cyn gwneud cais am adroddiad meddygol gan feddyg sydd wedi bod yn gyfrifol am ofal iechyd corfforol neu feddyliol yr aelod o staff. Mae gan yr aelod o staff yr hawl i weld yr adroddiad cyn iddo gael ei anfon at Gynghorydd Iechyd Galwedigaethol y Brifysgol. Rhaid tynnu sylw aelodau o

staff at yr hawliau hyn. Nid yw'r Ddeddf, fodd bynnag, yn berthnasol i sgrinio mewnol cyn cyflogi.

3.5. Dan Ddeddf Hawliau Cyflogaeth 1996, mae'n anghyfreithlon gwneud didyniadau cyflog wrth y ffynhonnell, oni bai bod y gyfraith neu'r contract yn darparu ar gyfer hynny, neu bod yr aelod o staff wedi awdurdodi hynny'n benodol. Un eithriad i hyn, sy'n berthnasol i'r weithdrefn hon, yw gordaliad cyflog a fyddai'n cynnwys tâl salwch.

4. Cyfrifoldebau

4.1. Mae gan bob aelod o staff y Brifysgol ran i'w chwarae wrth geisio cadw eu habsenoldeb salwch eu hunain cyn ised â phosibl.

4.2. Mae rheolwyr ar bob lefel ledled y Brifysgol yn gyfrifol am reoli absenoldeb. Fodd bynnag, rheolwyr llinell sy'n bennaf cyfrifol am fonitro a rheoli absenoldeb o ddydd i ddydd.

4.3. Mae uwch-reolwyr yn gyfrifol am sicrhau:

  • Bod rheolwyr ar bob lefel yn ymroi i gydnabod pwysigrwydd rheoli absenoldeb salwch yn unol â'r polisi hwn a'r weithdrefn hon.
  • Bod y strategaeth yn cael ei llywio gan gydgyfrifoldeb ar lefel yr Uwch-reolwyr. Fodd bynnag, mae gan y Cyfarwyddwr Adnoddau Dynol a Datblygu Sefydliadol gyfrifoldeb penodol i fonitro'r modd y caiff y strategaeth ei rhoi ar waith a rhoi gwybod i Grŵp Gweithredol y Brifysgol am unrhyw bryderon.

4.3.2. Y cedwir llygad ar unrhyw ffactorau a fydd, o bosibl, yn cael eu datgelu fel y rhesymau sy'n sail i absenoldeb.

4.4. Mae rheolwyr llinell yn gyfrifol am:

  • Sicrhau eu bod yn gwbl gyfarwydd â'r polisi a'r weithdrefn.
  • Sicrhau bod yr holl absenoldeb salwch yn cael ei gofnodi ac y rhoddir gwybod amdano i AD.
  • Cynnal cyfweliadau dychwelyd i'r gwaith gydag unigolion yn ddiymdroi wedi iddynt ddychwelyd i'r gwaith.
  • Sicrhau bod staff yn ymwybodol o'r polisi.
  • Bod yn ymwybodol o gofnodion absenoldeb unigolion a sicrhau yr ymdrinnir ag absenoldeb parhaus mewn modd chwim, effeithiol a chyson, yn unol â'r Polisi Rheoli Absenoldeb Salwch a'r Weithdrefn gysylltiedig.
  • Gofyn am ragor o arweiniad gan AD lle bo hynny'n briodol.
  • Sicrhau bod y cyfathrebu rhwng rheolwyr llinell a staff yn cael ei gynnal trwy gydol yr amser.
  • Sicrhau bod Rheolwr y Gyfadran / Pennaeth yr Adran Gwasanaeth Proffesiynol yn cael gwybod am y datblygiadau diweddaraf ar bob cam o'r drefn.
  • Monitro absenoldeb a sicrhau bod y Polisi hwn yn cael ei roi ar waith yn eu hisadran neu Gyfadran/adran wasanaeth.
  • Cymryd camau ataliol addas er mwyn lleihau absenoldeb salwch.

4.5. Mae'r Adran Adnoddau Dynol yn gyfrifol am:

  • Sicrhau bod staff yn ymwybodol o'r polisi a'r weithdrefn.
  • Llunio a datblygu hyfforddiant a systemau monitro addas er mwyn rhoi'r polisi hwn a'r weithdrefn hon ar waith.
  • Rhoi cyngor, arweiniad a chefnogaeth i reolwyr linell er mwyn cefnogi'r broses o roi'r Polisi a'r Weithdrefn ar waith.
  • Rhoi cyngor a gwybodaeth gyfrinachol i unigolion sydd angen arweiniad neu gyngor ynghylch y polisi.
  • Rhoi gwybod am yr holl ffyrdd o gael cefnogaeth, gan gynnwys cwnsela ac atgyfeiriadau at y tîm Iechyd Galwedigaethol, a chyfeirio unigolion atynt.
  • Sicrhau bod yr holl wybodaeth ynghylch unigolion yn gyfrinachol ac yn cael ei phrosesu'n gyfreithlon yn unol â Deddf Diogelu Data 1998 a'r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data 2018.

4.6. Mae pob aelod o staff yn gyfrifol am:

  • Sicrhau eu bod yn gyfarwydd â chynnwys y polisi hwn a'i weithdrefnau, a'u bod yn ymddwyn yn unol â'r polisi hwn.
  • Cymryd pob cam rhesymol i gadw unrhyw absenoldeb salwch cyn fyrred â phosibl, yn unol â'r cyngor meddygol.
  • Cydsynio â cheisiadau rhesymol a chydymffurfio â gofynion y polisi hwn. Gall peidio â gwneud hynny arwain at gymryd camau disgyblu, a rhoi'r gorau i dalu Tâl Salwch Galwedigaethol o bosibl. Fodd bynnag, ni fydd hyn yn effeithio ar hawl aelod o staff i gael Tâl Salwch Statudol.
  • Rhoi gwybod am absenoldeb yn brydlon, yn unol â'r weithdrefn, a chyfrannu'n llawn at gyfweliadau dychwelyd i'r gwaith.
  • Sicrhau nad ydynt yn cyflawni unrhyw waith arall tra byddant yn hawlio tâl salwch.
  • Cadw mewn cyswllt rheolaidd â'u rheolwr llinell neu gynrychiolydd AD yn ystod eu cyfnod o absenoldeb salwch.
  • Bod yn bresennol ar gyfer asesiad meddygol yn ôl y gofyn.

5. Hyfforddiant ac Ymwybyddiaeth

5.1. Darperir hyfforddiant ynghylch y polisi a'r weithdrefn rheoli absenoldeb salwch i bob rheolwr llinell, er mwyn sicrhau y ceir dull gweithredu a safon sy'n gyson ledled y Brifysgol. Rhoddir diweddariadau yn sgil newidiadau i ddeddfwriaeth a chyfraith achosion, lle bo'n briodol.           

6. Monitro a Mesur absenoldeb

6.1. Bydd yr Adran Adnoddau Dynol yn cadw cofnodion cyfrifiadurol, gan nodi hyd pob cyfnod o absenoldeb a'r rhesymau a roddwyd ar eu cyfer. Bydd y wybodaeth yn cael ei defnyddio i fonitro lefelau absenoldeb, ac i nodi'r achosion hynny lle gellid bod angen cymryd camau pellach.

6.2. Trwy fesur absenoldeb gellir casglu gwybodaeth gywir a'i dadansoddi er mwyn:

  • canfod meysydd lle mae angen i'r rheolwyr weithredu;
  • cymharu lefelau absenoldeb â'r hyn a gafwyd mewn cyfnodau blaenorol, a chanfod patrymau a thueddiadau;
  • gosod targedau ar gyfer cyfraddau absenoldeb a mesur cynnydd tuag at eu cyflawni;
  • cymharu perfformiad o fewn y Brifysgol a chyda Sefydliadau Addysg Uwch eraill.
  • Ymgynghorir â'r Undebau Llafur cydnabyddedig ar osod cyfradd darged absenoldeb y Brifysgol yn flynyddol er mwyn gostwng lefelau absenoldeb salwch.
  • Bydd gofyn i Ddirprwy Is-gangellorion y Cyfadrannau a Phenaethiaid Adrannau Gwasanaeth Proffesiynol bennu'r targedau blynyddol ar gyfer cyfradd absenoldeb eu hadran ar sail tystiolaeth i gyfiawnhau'r gyfradd honno. Yna daw hyn yn rhan greiddiol o gynllun busnes yr adran.  

7. Yr Iaith Gymraeg - Hawliau Staff

7.1. Yn unol â'r Safonau Iaith a ddaeth i rym ar 1 Ebrill 2018 mae gan aelodau o staff yr hawl i ddefnyddio'r Gymraeg i

  • wneud cwyn
  • ymateb i gŵyn neu honiad, ac mae gan aelodau o staff hefyd yr hawl i ddefnyddio'r Gymraeg mewn cyfarfodydd lle maent yn destun: 
    • cwynion a honiadau (neu lle mai hwy sydd wedi gwneud y gŵyn)
    • achosion disgyblu
    • trafodaethau am y cynllun cyfraniad effeithiol
    • cyfarfodydd ymgynghori unigol.

Bydd gwasanaeth cyfieithu ar y pryd o'r Gymraeg i'r Saesneg yn cael ei ddarparu yn y cyfarfod pan na ellir cynnal y cyfarfod yn uniaith Gymraeg.

Mae'r Brifysgol, mewn cydweithrediad â'i hundebau llafur cydnabyddedig, wedi ymgorffori'r gofynion uchod yn ei holl ddogfennau polisi a gweithdrefn perthnasol ym maes Adnoddau Dynol.

8. Asesiadau Effaith

8.1. Mae’r Brifysgol wedi ymrwymo i gynnwys y Cynllun Cydraddoldeb yn ei pholisïau, ei gweithdrefnau a’i dulliau gweithio. Aseswyd effaith y polisi hwn ar gydraddoldeb yn unol â’r cynllun hwn.

8.2. Mae’r Brifysgol wedi ymrwymo i ymgorffori Safonau Iaith 2018 yn ei pholisïau, ei gweithdrefnau a’i dulliau gweithio. Aseswyd effaith y polisi hwn ar y Gymraeg yn unol â'r safonau hyn.   

Adolygu’r Polisi

Bydd Adnoddau Dynol yn cydlynu adolygiad o’r polisi hwn er mwyn sicrhau ei fod yn cydymffurfio â’r gyfraith ac ymarfer da. Bydd pob adolygiad yn cynnwys ymgynghori ag undebau llafur cydnabyddedig, a bydd unrhyw newidiadau a gynigir yn cael eu cyflwyno i’r pwyllgor perthnasol priodol, Grŵp Gweithredol y Brifysgol a’r Cyngor os bydd angen.  

Fersiwn 1.1

Dyddiad Adolygiad Diwethaf: Tachwedd 2020

Dyddiad Adolygiad Nesaf: Tachwedd 2022